W ramach Systemu Podmiotowego Finansowania Kształcenia przyjęte zostały dwa sposoby dofinansowania dla przedsiębiorców:
- Refundacja wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na szkolenie
- Przyznanie przedsiębiorcy tzw. bonu rozwojowego, za który może dokonać zakupu usługi rozwojowej (szkolenie, doradztwo, coaching)
Decyzję o tym jaki system funkcjonuje w danym województwie podejmuje zarząd województwa.
Niewątpliwie korzystniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców są tzw. bony rozwojowe. Potocznie stosowana dla nich nazwa bony szkoleniowe wywodzi się z pilotażowego projektu realizowanego przez Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie w poprzedniej perspektywie finansowej w latach 2014 – 2015. To właśnie ten pomysł WUP z roku 2014 r. stał się podstawą do opracowania Systemu Podmiotowego Finansowania, który obowiązuje obecnie. Ponieważ wówczas przedsiębiorcy mogli uzyskać dofinansowanie tylko na szkolenia funkcjonowała nazwa bony szkoleniowe. Obecnie przedsiębiorca oprócz szkoleń może zakupić usługę doradczą, coaching, sfinansować egzamin, itp.
W systemie bonowym przedsiębiorca zgłasza się do tzw. operatora – czyli instytucji wybranej do realizacji zadań związanych z dofinansowaniem usług rozwojowych dla firm.
Przedsiębiorca (po weryfikacji przez operatora w kontekście spełnienia wymogów formalnych uzyskania dofinansowania) wskazuje za jaką łączną kwotę chce zakupić szkolenia dla siebie i swoich pracowników. W oparciu o zasady obowiązujące w danym województwie i wniosku firmy operator oblicza dla niej poziom dofinansowania i wydaje bon rozwojowy, który stanowi gwarancję płatności za szkolenie, które wybierze przedsiębiorca. Przedsiębiorca dokonując zakupu szkoleń (poprzez Bazę Usług Rozwojowych) płaci firmie świadczącej usługi rozwojowe otrzymanym bonem. Firma szkoleniowa rozlicza otrzymany bon u operatora.
Przykład:
Przedsiębiorca wybrał szkolenie, z którego chciałby skorzystać. Cena szkolenia to 1000 zł. Firma zgłasza się do operatora w swoim województwie, który określa, że ten przedsiębiorca może uzyskać 80% dofinansowania na szkolenie. Przedsiębiorca podpisuje umowę z operatorem, wpłaca na jego rachunek 200 zł wkładu własnego (20% ceny szkolenia) a operator wydaje mu bon szkoleniowy o wartości 1000 zł (czy dofinansowuje temu przedsiębiorcy 80% kosztów szkolenia). Przedsiębiorca „płaci” firmie szkoleniowej tym właśnie bonem, a firma szkoleniowa rozlicza bon i dokonuje jego konwersji na gotówkę u operatora.
Przedsiębiorca angażuje 200 zł własnych środków (20%), aby dokonać zakupu szkolenia o wartości 1000 zł (100%) – poziom dofinansowania wynosi 80%.
W przypadku systemu finansowania opartego na refundacji przedsiębiorca musi dokonać zakupu szkolenia za kwotę 1000 zł, a następnie wystąpić do operatora o refundację kwoty 800 zł. Biorąc pod uwagę czas realizacji szkolenia, czas weryfikacji dokumentów złożonych z związku z wnioskiem o refundację przedsiębiorca musi zamrozić 100% środków na szkolenia na określony czas, podczas gdy w systemie bonowym zamraża jedynie 20%.
Niezależnie od sposobu dofinansowania przedsiębiorca zawsze musi dokonać następujących czynności:
- Wyszukać operatora usług rozwojowych w swoim województwie. Można to zrobić przy użyciu mapy na stronie głównej. W przypadku, gdy firma posiada oddziały, filie w różnych województwach może się starać o bony rozwojowe w kilku województwach.
- Dokonać zgłoszenia do operatora przy użyciu formularzy zgłoszeniowych opracowanych przez tego operatora. Każdy operator opracowuje swój regulamin rekrutacji dla przedsiębiorców i według zasad zamieszczonych w tym regulaminie przyjmuje zgłoszenia przedsiębiorców i dokonuje ich weryfikacji (tj. zgodności z kryteriami określonymi w regulaminie). Podczas weryfikacji przedsiębiorcy ustalany jest poziom dofinansowania usługi (od 50 % do 80% wartości usługi rozwojowej – czyli praktycznie rzecz biorąc od ceny szkolenia, usługi doradczej, itp.).
Kolejnym krokiem w działaniu jest podpisanie umowy na dofinansowanie usług rozwojowych między przedsiębiorcą i operatorem. W umowie określona zostaje wartość usług rozwojowych, wartość dofinansowania i czas na dokonanie zakupu usługi rozwojowej. Niezależnie od sposobu dofinansowania usług rozwojowych (refundacja wydatków czy bony rozwojowe) do operatora należy zgłosić się przed dokonaniem zakupu usługi rozwojowej.